Archive de courriel

Vos courriels sont hébergés chez le fournisseur que votre opérateur a sélectionné lors de la mise en place (Migadu, Mailbox.org, Infomaniak, OVH ou Mailfence). Vous continuez à les utiliser comme avant : webmail, application mobile, client de bureau. Rien ne change de ce côté.

Ce qui est nouveau : chaque nuit, votre VPS récupère une copie de chaque message, de chaque événement de calendrier et de chaque contact depuis votre fournisseur, et l’envoie dans la même chaîne de sauvegarde qui protège le reste de vos données. Si votre compte chez le fournisseur tombe (compromission, litige de facturation, suppression accidentelle), l’historique reste sous la garde de votre opérateur.

Ce qui est protégé

Prise de contrôle du compte. Quelqu’un vole votre mot de passe et vide la boîte. L’archive contient tout ce qui s’y trouvait lors de la dernière exécution nocturne.
Litige de facturation / compte verrouillé. Le fournisseur ferme votre compte avant que vous n’ayez exporté quoi que ce soit. L’archive ne disparaît pas.
Suppression accidentelle. Quelqu’un vide la corbeille pour libérer de l’espace. L’archive le conserve.

L’archive est en ajout seul : une fois qu’un message a été récupéré, il reste dans l’archive même si vous le supprimez chez le fournisseur. C’est intentionnel. Une sauvegarde qu’un usage normal peut effacer ne sert à rien.

Ce que ce n’est PAS

Ce n’est pas votre boîte de réception. Vous lisez et répondez via le fournisseur comme avant. L’archive est un filet de sécurité.
Ce n’est pas en temps réel. Le miroir tourne une fois par nuit. Un message reçu à 23 h et supprimé à 7 h le lendemain matin, avant l’exécution de 3 h, n’est pas dans l’archive. Ne traitez pas l’archive comme une corbeille.
Ce n’est pas visible dans Fichiers Nextcloud aujourd’hui. L’archive vit dans une partie du VPS qui n’est pas encore directement consultable. Si vous avez besoin de récupérer un message ou un événement précis depuis l’archive, contactez votre opérateur, qui l’extraira. La consultation directe arrivera dans une version ultérieure.

Configuration initiale

Une seule fois, par personne dans l’équipe :

Ouvrez Nextcloud et cliquez sur le menu en haut à droite, puis Mail.
Cliquez sur Ajouter un compte et remplissez les paramètres de connexion fournis par votre opérateur lors de la mise en place.
Important : utilisez un mot de passe d’application, pas le mot de passe principal de votre compte. Votre fournisseur propose un écran pour en générer (votre opérateur vous indiquera la page exacte pour votre fournisseur).
Une fois que Nextcloud Mail parvient à se connecter et à voir votre boîte de réception, c’est terminé. La prochaine exécution nocturne prendra le compte en charge.

L’authentification à deux facteurs sur le compte du fournisseur fait partie de la liste de vérification de mise en place ; votre opérateur confirme qu’elle est active avant d’enclencher l’archive.

Restaurer un message

En attendant l’arrivée de la consultation directe dans Fichiers, la récupération se fait par une simple conversation avec votre opérateur : indiquez approximativement la date d’envoi ou de réception et le destinataire, et l’opérateur l’extrait de l’archive.

Pour une reprise après sinistre complète (fournisseur perdu, VPS perdu, en même temps), la page Reprise après sinistre décrit le parcours. L’archive revient avec le reste, car elle réside dans la même sauvegarde.

Boîtes partagées (`info@`, `facturation@`, `soutien@`)

Le mieux est de les acheminer vers votre messagerie d’équipe ou votre application d’assistance (Rocket.Chat Omnichannel, Zammad, ou un flux n8n) plutôt que de les archiver comme du courriel brut. Chaque conversation vit alors dans une application dont votre VPS sauvegarde déjà la base de données. Votre opérateur met cela en place lors de la mise en place.